Tutorial de Notion : la guía de iniciación definitiva.

Tutorial de Notion para principiantes: aprende Notion desde cero y optimiza tanto tu vida profesional como personal

Lo primero es lo primero. Si has decidido que quieres comenzar a aprender a utilizar esta herramienta como un auténtico profesional, el tutorial de Notion para principiantes a tus marcadores, favoritos, o si eres analógico, copia la url en un post-it (si al lado dibujas la N de «Notion» quedará más chulo).

No, esta no es una sucia estrategia para conseguir tráfico y fidelizar usuarios. Simplemente sé muy bien que Notion puede asustar al principio, así que siempre es útil tener una guía como esta a mano para poder recurrir a ella en cualquier momento.

¿Necesitas un software de organización y productividad?

Si tienes un negocio propio o estás en ello, te habrás dado cuenta de la enorme cantidad de trabajo que genera el emprendimiento y de lo importante que es tenerlo todo organizado, con una agenda bien definida y una relación detallada de todas las necesidades, presentes y futuras que va a afrontar tu proyecto.

Para ese menester, además de la ayuda de un buen consultor del marketing, resulta imprescindible disponer de un recurso para organizar y gestionar tu tiempo y tareas de manera más eficiente.

¿Papel y boli? Puede ser, pero es un poco arcaico. ¿Un Documento de Excel? También es válido, pero no ha sido diseñado con esa función en mente.

Afortunadamente ahora existen alternativas en forma de software, y nuestra favorita sin duda es Notion: un software/ app de gestión de notas y proyectos con un poder de organización casi ilimitado que te permite:

• Mejorar tu rendimiento.
• Mantener un registro de tus tareas.
• Colaborar con otros.
• Evitar distracciones.
• En resumen, ser más productivo.

¿Notion es útil para gestionar tu agenda y organización personal?

Si eres una persona muy desorganizada que necesite un poco de «estructura» en su vida,  Notion puede proporcionártela… pero le tienes que dedicar unas horas.

Si consigues configurar Notion realmente a tu medida y ajustado a lo que necesitas, se convertirá en lo más parecido a un asistente personal. Quizás no te llevará el café al despacho, pero te permitirá automatizar la organización de tus tareas, calendarios y notas con la eficiencia de un androide de protocolo.

Pero insisto: necesitarás un trabajo previo y una fuerte inversión de tiempo para asegurarte de que todo funciona como realmente quieres.

Notion ¿Qué es exactamente?

Nota: Notion puede parecer abrumador al principio debido a su enorme flexibilidad. ¡No te preocupes! Con una guía paso a paso y las mejores prácticas actualizadas, pronto verás que Notion puede convertirse en tu asistente personal de organización.

¿Qué es Notion y por qué es tan útil?

Notion es una aplicación “todo en uno” para organizar notas, tareas, proyectos y mucho más. Imagina combinar en una sola herramienta las funciones de un cuaderno, una lista de tareas, una hoja de cálculo básica, un gestor de proyectos tipo Trello y una wiki colaborativa. Con Notion puedes crear páginas personalizadas y bases de datos para prácticamente cualquier cosa que necesites organizar​nachomg.com. Su versatilidad es enorme: con un poco de creatividad, puedes usar Notion para llevar el control de tus proyectos de trabajo, estudios, finanzas personales o incluso tus hobbies.

Algunas características clave de Notion en 2025 son:

• Estructura basada en bloques: El contenido en Notion se construye con bloques (texto, imágenes, listas, tablas, etc.), lo que te permite arrastrar, soltar y reorganizar fácilmente la información en cada página.

• Páginas y bases de datos personalizables: Puedes crear páginas libres con texto e imágenes, o bases de datos tipo tabla, lista, calendario, tablero Kanban, galería, etc., para estructurar información de manera avanzada. Por ejemplo, una base de datos puede servir para gestionar tareas con campos de fecha, etiquetas, prioridades y más.

• Multiplataforma y accesible: Notion está disponible en la web, como aplicación de escritorio (Windows, Mac) y para móviles (iOS, Android)​nachomg.com. Tus datos se sincronizan en la nube, por lo que siempre tendrás acceso a la versión más reciente de tus notas desde cualquier dispositivo (incluso offline de manera limitada, gracias a la caché local).

• Colaboración en tiempo real: Es ideal tanto para uso individual como en equipo. Puedes compartir páginas con colegas, trabajar simultáneamente, dejar comentarios e incluso usar un modo de edición con sugerencias (similar a “control de cambios”) que Notion introdujo en 2024​notion.com. Esto facilita que múltiples personas editen contenido sin miedo, aprobando o rechazando cambios sugeridos.

• Integraciones y automatizaciones: Notion se integra con numerosas herramientas externas (Google Drive, Slack, Trello, calendarios de Google, GitHub, etc.)​nachomg.com. Además, desde 2023-2024 cuenta con una API pública y ha añadido automatizaciones nativas para realizar acciones automáticas al cambiar datos (por ejemplo, enviar un email cuando se completa una tarea)​notion.com. También es posible conectar Notion con servicios como Zapier o Make para amplificar sus capacidades.

• Notion AI (inteligencia artificial integrada): Una de las mayores novedades recientes es que Notion incorpora un asistente de IA que puede generar texto, resumir documentos y responder preguntas dentro de tu espacio de trabajo​notion.com​thomasjfrank.com. Por ejemplo, puedes pedirle que te resuma las notas de una reunión o que te sugiera ideas para un texto. (Hablaremos más de Notion AI más adelante).

• Versión gratuita generosa: Notion ofrece una versión gratuita muy completa que permite usuarios ilimitados en espacios personales, páginas y bloques ilimitados, subidas de archivos de hasta 5 MB y hasta 5 invitados en tu espacio de trabajo​nachomg.com. Esto significa que puedes hacer prácticamente todo sin pagar, a menos que necesites funciones avanzadas (como cargas de archivos más grandes, un número mayor de invitados o la IA de Notion sin límites). Las versiones de pago (Plus, Business, Enterprise) amplían estos límites y añaden extras como historial de versiones ilimitado, más colaboradores y características enfocadas a empresas.

En resumen, Notion es un espacio de trabajo conectado donde puedes organizarlo todo a tu manera. Esta flexibilidad tiene un costo: la curva de aprendizaje al principio es un poco más alta que la de otras aplicaciones especializadas, pero no te desanimes. Una vez le coges el truco, Notion puede adaptarse totalmente a ti, en lugar de que tú te adaptes a la herramienta.

Características destacadas de Notion

Compatibilidad con varios tipos de contenido:

Creación de páginas y bases de datos con las que llevar un registro detallado de tareas, notas, proyectos, etc. Permite además adjuntar imágenes, archivos y enlaces en tus páginas para hacerlas más completas y visualmente atractivas.

Personalización y organización:

Notion te permite personalizarlo, organizarlo y catalogarlo absolutamente todo. Para ello dispone de etiquetas, imágenes, fechas de vencimiento y otros datos para organizar y filtrar tus contenidos de manera más eficiente.

Colaboración y integraciones:

Ofrece una gran cantidad de integraciones con diferentes aplicaciones y servicios, como Google Drive, Trello y Slack, lo que facilita la colaboración con otros usuarios o dentro de un mismo equipo de trabajo. Para ello cuenta además con una función de chat integrada que te permite comunicarte con otros usuarios directamente en la aplicación.

App, escritorio, navegador:

Se trata de un software muy accesible, disponible versión web, programa de escritorio (Windows o Mac) y aplicaciones para iOS y Android.

Versión gratuita muy completa:

Notion cuenta con una más que generosa versión gratuita totalmente funcional que te permite crear y utilizar un número ilimitado de bases de datos y páginas. Por supuesto también puedes utilizar todas las funcionalidades básicas  como la edición de texto, la edición de imágenes y vídeos, la creación de tablas… Además puedes invitar a un máximo de 5 personas a colaborar en tus espacios de trabajo.

Las versiones de pago ofrecen un mayor almacenamiento, la posibilidad de invitar a más personas a colaborar en tus espacios de trabajo y acceso a funcionalidades avanzadas, como la opción de utilizar Notion en tu propio dominio.

¿Necesito Notion? – Casos en los que vale la pena

Notion brilla cuando tienes muchas cosas que organizar o proyectos que requieren seguimiento. Algunos ejemplos de cuándo Notion puede ser útil para ti:

• Si manejas múltiples proyectos o roles: Por ejemplo, tienes un negocio propio, estudias y además llevas tus finanzas personales. Notion te permite crear un espacio de trabajo para cada ámbito (trabajo, estudios, vida personal) y mantener todo separado pero en la misma herramienta.

• Si usas muchas herramientas separadas: Agenda en papel, listas de tareas en el móvil, documentos sueltos de Word/Excel… Un sistema disperso puede hacerte perder tiempo. Notion puede centralizar todo eso en un solo lugar digital. En vez de anotar tareas en un cuaderno, ideas en notas del teléfono y proyectos en una hoja de cálculo, puedes tenerlo todo organizado en Notion con el beneficio de enlaces entre piezas de información.

• Emprendedores y freelancers: Si tienes un negocio, sabrás la enorme cantidad de tareas y datos que manejar (clientes, calendario de entregas, facturas, ideas de marketing…). Notion te ayuda a tenerlo todo bajo control, con vistas tipo tablero Kanban para el trabajo en curso, calendarios de contenido, bases de datos de clientes o productos, etc. Muchas startups y profesionales independientes lo usan para gestionar su día a día.

• Organización personal: ¿Eres una persona algo desorganizada en la vida cotidiana? Notion también puede ayudarte en lo personal: planificar viajes, llevar un diario, controlar hábitos saludables, organizar tareas del hogar, recetas de cocina, etc. Eso sí, lograr que Notion realmente se adapte a tu vida requiere invertir unas horas iniciales en configurarlo a tu medida​nachomg.com. Piensa en Notion como un Lego: las piezas están ahí, pero eres tú quien diseña la estructura que necesitas.

Notion no es magia: no resolverá el caos por sí solo. Tendrás que dedicar un tiempo a crearte un sistema organizado. Pero si lo haces, los beneficios son enormes. Un Notion bien configurado se convierte en lo más parecido a un asistente personal digital: no te preparará el café por la mañana, pero te recordará qué tienes que hacer, te mostrará tus prioridades del día y guardará por ti toda la información que necesites, exactamente como tú quieras.

Consejo: Antes de lanzarte a crear páginas en Notion como loco, tómate unos minutos para pensar qué necesitas organizar y qué flujo de trabajo quieres. ¿Buscas una lista simple de tareas diarias? ¿Un sistema completo de gestión de proyectos? ¿Un calendario editorial para tus redes? Tener clara la meta te ayudará a construir tu espacio de forma más enfocada, evitando frustraciones iniciales.

Notion vs otras herramientas de productividad 🤔

Existen muchas aplicaciones de productividad, cada una con sus pros y contras. ¿Qué hace diferente a Notion? Comparemos brevemente con algunas populares:

• Notion vs Trello: Trello es una de las apps más populares para gestión de tareas en forma de tablero Kanban. Es muy sencilla de usar: en minutos cualquiera entiende cómo crear tarjetas y moverlas entre columnas. Esa simplicidad es su mayor fortaleza… y también su límite. Trello se queda corto cuando necesitas estructurar información más compleja o diferente a “tarjetas en columnas”. Notion, en cambio, ofrece tableros estilo Trello dentro de sus vistas de base de datos, pero además calendarios, galerías, listas filtrables, etc. La curva de aprendizaje de Notion es más alta que la de Trello, pero a cambio te da infinitas posibilidades de personalización y organización que Trello no alcanza​nachomg.com​nachomg.com. En resumen: Trello es excelente para empezar rápido con tareas simples; Notion requiere más esfuerzo inicial pero puede convertirse en tu sistema personalizado para prácticamente cualquier proyecto.

• Notion vs Evernote (u otras apps de notas): Evernote fue durante años el rey de las notas digitales. Es fácil de usar: creas notas con texto, imágenes, listas, y las organizas con libretas y etiquetas. Sin embargo, Evernote (y similares, como OneNote) están centradas principalmente en tomar notas, sin tantas opciones para gestionar proyectos o bases de datos. Evernote ha añadido algunas funciones como tareas y plantillas con el tiempo, pero siguen siendo añadidos sobre una estructura pensada para notas simples​nachomg.com. Notion nació directamente con la idea de gestionar productividad de forma integral. En Notion puedes tener desde tu lista de tareas personales hasta la documentación completa de una empresa en forma de wiki. Para ponerlo claro: si solo quieres tomar notas sueltas y listas rápidas, Evernote/OneNote te servirán perfectamente (y puede que la complejidad de Notion no merezca la pena). Pero si quieres unificar notas + tareas + proyectos en un solo lugar y diseñar tu propio sistema, Notion es la elección.

• ¿Y otras alternativas? Además de Trello y Evernote, hay herramientas como Asana, ClickUp, Monday (orientadas a gestión de proyectos en equipo), Todoist (listas de tareas personales), Obsidian o Roam Research (tomar notas con conectividad tipo Zettelkasten), Airtable/Coda (hojas de cálculo avanzadas con funciones de base de datos), etc. Cada una tiene su nicho. La virtud de Notion es que toma prestado un poco de todos esos mundos para ser una plataforma unificada: te sirve de notas, de lista de tareas, de gestor de proyectos básico, de base de datos sencilla, de wiki colaborativa, etc. No siempre tendrá todas las funciones avanzadas que una herramienta especializada tendría (por ejemplo, las vistas de Gantt de ClickUp, o la sincronización bidireccional de Obsidian), pero evoluciona rápido y su filosofía es ser “una navaja suiza” de la productividad. Por ejemplo, en 2024 añadieron gráficos integrados y formularios nativos a Notion, funciones que antes requerían complementos​notion.com​notion.com. Cada vez es más todo en uno.

Principales novedades de Notion (2024-2025)

Si ya has oído hablar de Notion antes, quizá te preguntes qué hay de nuevo recientemente. Desde 2021 (cuando se escribió la primera versión de este tutorial) hasta 2025, Notion ha incorporado muchas funciones interesantes. Te resumimos algunas novedades destacadas que hacen a Notion aún más potente y fácil de usar:

• Integración de Notion AI: En 2023 Notion integró funciones de inteligencia artificial en la propia aplicación, y en 2024 las amplió. Ahora puedes tener un asistente de IA dentro de Notion que te ayuda a generar texto, resumir documentos o responder preguntas basándose en tu contenido. Por ejemplo, puedes subir un PDF a una página de Notion y pedirle a la IA que te dé un resumen o extraiga las ideas clave​thomasjfrank.com. También puedes darle acceso a fuentes externas (como Google Drive o Slack) para que responda preguntas buscando en esos contenidos​notion.com. Nota: La IA de Notion requiere activarla en tu espacio de trabajo y, tras unos usos gratuitos iniciales, es una función de pago (parte del plan Plus o como complemento). Aun así, es una herramienta opcional que puede acelerar mucho ciertas tareas de escritura y análisis.

• Aplicación de calendario integrada (Cron → Notion Calendar): Notion adquirió en 2022 la aplicación de calendario Cron y en 2024 lanzó Notion Calendar, un calendario mejorado que se integra con Notion​thomasjfrank.com. Es una app separada (disponible para escritorio, móviles y web) que sincroniza eventos de Google Calendar y además muestra páginas de Notion con vista de calendario. Esto significa que puedes gestionar tus eventos habituales y tus tareas de Notion en un mismo calendario si lo deseas. Notion Calendar también añadió funcionalidades útiles como múltiples husos horarios en vista semanal y una herramienta de programación de reuniones al estilo Calendly​thomasjfrank.com. Si prefieres, puedes seguir usando las vistas de calendario dentro de Notion como siempre; pero para quienes quieren un calendario completo, ahora Notion ofrece uno propio y gratuito.

• Botones y automatizaciones mejoradas: A finales de 2022 Notion introdujo los botones (bloques que ejecutan acciones predefinidas, por ejemplo “añadir una nueva tarea pre-rellena”). En 2024 dieron un salto con automatizaciones de base de datos mucho más potentes. Ahora puedes configurar reglas tipo “si ocurre X entonces haz Y” dentro de Notion sin usar Zapier. Por ejemplo: mandar un correo automático vía Gmail cuando alguien completa un formulario, o marcar la fecha de finalización cuando cambias el estado de una tarea a «hecho»​notion.com​notion.com. También es posible programar que ciertos cálculos se realicen con fórmulas en segundo plano al activar un botón o una automatización​notion.com. En resumen, Notion está empezando a automatizar tareas repetitivas por ti.

• Formularios nativos: ¡Adiós a Google Forms (en muchos casos)! En octubre de 2024 se estrenó Notion Forms, un sistema de formularios integrado​notion.com. Ahora puedes crear formularios directamente en Notion para recopilar respuestas o información, y las respuestas alimentan una base de datos automáticamente. Por ejemplo, podrías crear un formulario para que tu equipo sugiera ideas de proyectos, o para que tus clientes llenen sus datos, y todo caería ordenadito en tu tabla dentro de Notion​notion.com​notion.com. Los formularios soportan lógica condicional (mostrar u ocultar preguntas según lo que se responda)​notion.com. Esto es genial porque elimina la necesidad de herramientas externas para encuestas o registros básicos.

• Builder de diseños (personalizar la vista de páginas): Antes, las páginas de las bases de datos de Notion tenían un diseño fijo (propiedades arriba y contenido abajo). En 2024 llegó una función para personalizar el diseño de las páginas de una base de datos​thomasjfrank.com​thomasjfrank.com. Puedes mover propiedades a una barra lateral, agrupar propiedades en secciones colapsables, o mostrar ciertos campos destacados en la cabecera de la página. Esto mejora la usabilidad: ahora al abrir un elemento de tu base de datos (por ejemplo, una tarea o un proyecto) puedes diseñar su página para ver la información importante de un vistazo sin tener que hacer scroll. Para probarlo, solo coloca el cursor sobre el título de una página de base de datos y busca la opción “Personalizar diseño”​notion.com.

• Gráficos (Charts): También añadieron la posibilidad de generar gráficos básicos dentro de Notion a partir de tus datos (por ejemplo, una gráfica de barras con el estado de tareas, o un gráfico de línea con tu progreso mensual). Esta función aún está evolucionando, pero Notion 2.44 (agosto de 2024) ya mostraba un adelanto de gráficos integrados​notion.com. Así, Notion empieza a cubrir necesidades de visualización que antes requerían exportar datos a Excel u otras herramientas.

• Marketplace de plantillas: Notion siempre ha tenido plantillas oficiales gratuitas, pero ahora fue un paso más allá. En 2024 lanzó un Marketplace de plantillas integrado​notion.com, donde creadores de la comunidad pueden publicar y vender sus plantillas directamente a usuarios de Notion. Esto es interesante por dos razones: 1) Si no quieres armar todo de cero, puedes comprar (o encontrar gratis) plantillas muy completas hechas por expertos; 2) Si te vuelves muy bueno con Notion, podrías incluso monetizar tus propias plantillas. De hecho, Notion ha mencionado que algunos creadores ganan cifras de hasta siete dígitos vendiendo plantillas​notion.com. Para acceder al Marketplace, desde la web de Notion o el menú principal, busca “Marketplace” y explora por categorías (productividad, educación, diseño, etc.).

• Otras mejoras pequeñas pero útiles: Sería largo cubrir todo, pero vale la pena mencionar que han pulido muchos detalles: recortar imágenes dentro de Notion (antes debías editarlas fuera)​thomasjfrank.com, comentarios en propiedades (no solo en el texto de la página)​thomasjfrank.com, enlaces en imágenes (hacer clic en una imagen te lleva a un link)​thomasjfrank.com, poder anclar pestañas en la app de escritorio​thomasjfrank.com, personalizar colores de texto y fondo con un selector más completo​thomasjfrank.com, añadir tus propios emojis personalizados para usarlos como iconos​notion.com, e incluso asignar URLs personalizadas a páginas públicas compartidas (ya no tienen que ser esas direcciones largas llenas de números)​notion.com. En conjunto, todas estas mejoras hacen que la experiencia sea más cómoda y adaptada a ti.

Como ves, Notion está en constante evolución. ¡Y todo lo nuevo se suma a las funcionalidades base que ya hacían de Notion una gran herramienta! A continuación, retomemos lo esencial para que empieces con buen pie.

Primeros pasos en Notion: cómo empezar desde cero

Ahora sí, pasemos a la práctica. Si eres completamente principiante, estos son los pasos básicos para comenzar a usar Notion:

1. Crea tu cuenta y espacio de trabajo: Ve a notion.so y regístrate gratis con tu email (o con tu cuenta de Google/Apple). Tendrás un espacio de trabajo personal (tu área donde crearás páginas). Puedes tener varios espacios de trabajo (por ejemplo, uno personal y otro del trabajo), pero para empezar enfócate en el personal. La versión gratuita será suficiente al inicio.

2. Familiarízate con la interfaz: Cuando entras a Notion, verás una barra lateral a la izquierda con una sección de Páginas. Ahí aparecerán todas las páginas que vayas creando. Por defecto Notion te da una página de bienvenida con tutoriales (en inglés, normalmente). Puedes crear una página nueva haciendo clic en “Add a page” (Añadir página) en la barra lateral. Cada página es un lienzo en blanco que puedes llenar con contenido.

3. Entiende la filosofía de bloques: Al abrir o crear una página, cada vez que pulses Enter estarás creando un “bloque” de contenido. Un bloque puede ser texto simple, una lista con viñetas, una casilla de verificación (tarea), una imagen, un embed de web, etc. Para ver todos los tipos de bloque disponibles, escribe la tecla “/ dentro de una página**. Te aparecerá un menú de comandos con decenas de opciones (prueba con cosas básicas: /h1 crea un encabezado grande, /todo crea una lista de tareas, /numbered list lista numerada, /quote cita, etc.). ¡El menú de / es tu mejor amigo en Notion! Te permite insertar rápidamente cualquier elemento.

4. Crea tu primera página sencilla: Por ejemplo, crea una página titulada “Tareas personales”. Dentro, puedes escribir una lista de tareas pendientes. Haz lo siguiente: en la página nueva, escribe un título (también es un bloque, de tipo encabezado), luego pulsa Enter y escribe - [ ] Comprar comida (al escribir - [ ] más espacio, Notion automáticamente formatea eso como una casilla de verificación, es decir, una to-do). Añade varias tareas más de la misma forma. ¡Listo! Tienes tu primera lista de tareas en Notion. Cada línea con [ ] es clickable: puedes marcarlas para tacharlas cuando estén completadas.

5. Organiza páginas dentro de páginas (jerarquía): Notion permite anidar páginas dentro de otras (subpáginas). Esto es útil para agrupar información. Por ejemplo, podrías tener una página principal llamada “Proyecto X” y dentro de ella subpáginas como “Tareas de Proyecto X”, “Notas de reuniones de Proyecto X”, etc. Para crear una subpágina, puedes usar el comando /page dentro de una página, o simplemente arrastrar una página sobre otra en la barra lateral (para anidarla). La barra lateral mostrará las páginas anidadas como un árbol desplegable. Usa esta estructura para no tener todo al mismo nivel caótico.

6. Prueba una base de datos básica: Una de las mayores ventajas de Notion son las bases de datos. Vamos a crear una tabla sencilla: crea una nueva página y en el menú de comandos escribe /table -> “Table – Inline” (tabla en línea). Te aparecerá una tabla tipo hoja de cálculo. Ponle un nombre (ej. “Tareas 2025”). Verás columnas de ejemplo: “Name”, “Tags”, “Due Date”, etc. Puedes editar esas columnas (propiedades) dando doble clic en el encabezado: cambia “Tags” por “Prioridad” (y su tipo podría ser multi-select con valores Alto, Medio, Bajo), cambia “Due Date” por “Fecha” (tipo fecha), añade una columna tipo Checkbox llamada “Hecho” para marcar completado. Ahora añade algunas tareas como filas, completa sus campos… ¡Acabas de crear un mini gestor de tareas personalizado! Esta misma filosofía se aplica a cualquier otro tipo de base de datos (por ejemplo, una tabla de contactos de clientes, una lista de libros, una agenda de clases, etc.). Además, una vez que tienes una base de datos, puedes cambiar su vista con un clic: prueba a cambiar la vista de tabla a calendar (calendario) para ver las tareas según su fecha, o a board (tablero) para verlas estilo Kanban organizadas por prioridad.

7. Personaliza tu espacio: Notion te deja personalizar la apariencia un poco. En cada página puedes añadir un ícono (emoji) y una imagen de portada para hacerla más agradable. Pulsa “Add icon” o “Add cover” al abrir una página para experimentar. También puedes cambiar el tema de Notion a modo oscuro o claro (atajo Ctrl + Shift + L en Windows, Cmd + Shift + L en Mac, para alternar). Otro detalle: puedes mover páginas arriba o abajo en la barra lateral, o agruparlas por secciones usando páginas vacías como separadores con emojis en el nombre, etc. Dale tu toque; al fin y al cabo, vas a trabajar aquí, ¡mejor que te resulte cómodo y agradable!

Estos son solo los primeros pasos. A medida que te familiarices con crear páginas y bloques, irás descubriendo más posibilidades (bases de datos relacionadas, fórmulas, filtros, etc.). Lo importante al inicio es que no tengas miedo de probar cosas. Notion tiene deshacer (Ctrl+Z) y papelera de reciclaje para páginas borradas, así que es difícil “romper” algo irreversiblemente. Explora, crea páginas de prueba, y poco a poco encontrarás la manera en que Notion te resulta más útil.

Plantillas: tu punto de partida rápido

Cuando todo esto suena abrumador (¡tantas opciones!), recuerda que no tienes que construir todo desde cero. Notion ofrece plantillas prediseñadas que puedes duplicar y usar al instante. De hecho, para principiantes es muy recomendable empezar con alguna plantilla e irla adaptando, en vez de partir de la página en blanco absoluta.

En tu espacio de trabajo, puedes acceder a la galería de plantillas de Notion. Desde una página nueva, haz clic en “Templates” (si usas la interfaz en inglés; en español es “Plantillas”). Encontrarás montones de plantillas oficiales organizadas por categorías (Planificación, Gestión de proyectos, Educación, Personal, etc.)​nachomg.com. Al hacer clic en una, podrás ver una vista previa y luego “Duplicate” (Duplicar) para añadirla a tu espacio y editarla.

Para ahorrarte búsqueda, aquí te mencionamos algunas de las mejores plantillas oficiales de Notion para empezar, especialmente seleccionadas para usuarios novatos:

Productividad laboral

Organización de reuniones en remoto  Una planilla muy útil que te permitirá organizar la agenda, incluir notas, guion y un acta de los objetivos de las reuniones con tu equipo.

Onboarding. Plantilla específicamente diseñada para la optimización de la incorporación de nuevos miembros den tu equipo. Dentro puedes crear manuales corporativos, storytelling de la empresa, guías de estilo o descripción de responsabilidades.

Wiki. Perfecta para tener organizada la documentación de la empresa en formato «enciclopedia online». Cuenta con un índice que te permitirá acceder a todos los datos rápidamente.

CRM. En serio. No es broma. Puedes tener un sencillo CRM dentro de tu Notion. ¡Así de potente es!

Finanzas claras y al día

Finanzas y presupuestos. Esta plantilla es esencial para llevar un registro de ingresos y gastos regulares.

Seguimiento de inversiones. Mediante esta plantilla podrás tener controladas todas tus inversiones, desde características y rendimientos, hasta tipo de inversión, proveedor, etc.

Planificación de estudios

Anotaciones en clase Un bloc de notas elevado a la enésima potencia gracias a sus opciones de clasificación (puedes ordenar por etiquetas, fecha, asignatura, etc).

Plataforma de estudio. ¿Preparando tu TFG? ¿Unas oposiciones? ¿Un examen imposible? Esta maravilla te permitirá crear un planning sensato de tu estudio,  llevando un registro de las clases y los deberes pendientes, así como analizar tu avance con un seguimiento de todas tus calificaciones.

Proyecto de investigación. Si estás inmerso en un proyecto de investigación, desarrollando tu tesis doctoral o un análisis de mercado, esta es tu plantilla. Ideal para mantener el orden y no perder de vista los objetivos.

Organización personal

Estas son solo algunas plantillas de muestra. En el Marketplace de Notion (mencionado antes) encontrarás muchas más, creadas por la comunidad. Por ejemplo, hay “segundos cerebros” (sistemas integrales para organizar la vida y el trabajo inspirados en Getting Things Done o el método PARA), paneles para gestionar contenido de redes sociales, plantillas para planificar viajes, seguimiento de lectura y prácticamente cualquier cosa que imagines. Algunas son de pago y otras gratuitas – filtra según lo que necesites. Si recién empiezas, comienza con las gratuitas oficiales, que ya dan mucho juego. Con el tiempo, quizás quieras adquirir alguna plantilla premium de un experto para acelerar tu flujo de trabajo en áreas específicas.

Tip: Después de duplicar una plantilla, no dudes en personalizarla. Cambia nombres de páginas, ajusta propiedades que necesites, elimina partes que no uses, agrega secciones propias… Las plantillas están para servirte de base, pero lo poderoso de Notion es que puedes moldearlas a tu gusto.

Notion en acción: ejemplos prácticos y creativos

Para inspirarte, veamos algunas formas creativas en que puedes usar Notion en tu día a día, más allá de las típicas listas de tareas:

• Diario personal digital: Crea una página o base de datos donde cada día (o cuando gustes) anotes tus pensamientos, reflexiones y experiencias. Añade fotos, enlaces o incluso grabaciones de audio (Notion soporta incrustar audio y video). Con el tiempo tendrás un diario ordenado por fechas, que puedes buscar fácilmente. Mucha gente usa Notion para journaling porque puedes tener plantillas para la entrada diaria (por ejemplo, con preguntas guía: “¿Qué aprendí hoy?” “¿De qué estoy agradecido?”).

• Recetario organizado: ¿Te gusta cocinar? En vez de tener recetas dispersas en favoritos del navegador o en papel, crea una base de datos de recetas. Puedes tener propiedades como tipo de plato (entrada, principal, postre), ingredientes, tiempo de preparación, valoración personal, etc. Agrega imágenes del plato terminado para tentarte. Luego podrás filtrar, por ejemplo, “mostrar solo postres que se preparen en <30 min”. ¡Ideal para planificar tus menús!

• Planificador de viajes: Arma una página para ese próximo viaje. Incluye subpáginas o secciones: itinerario día por día, lista de lugares a visitar (quizás en una tabla con categorías: museos, restaurantes, parques…), documentación importante (pasajes, reservas de hotel en PDF incrustados), presupuesto estimado, etc. Tendrás en Notion tu guía personalizada del viaje, accesible desde el móvil.

• Lista colaborativa de actividades con amigos: ¿Siempre hablan entre amigos de “hay que hacer X algún día” pero luego nadie organiza? Prueba crear una página compartida en Notion con una lista de actividades o planes (ir a un escape room, hacer senderismo, maratón de tal serie, etc.). Usa propiedades o etiquetas para anotar precio aprox, localidad, si requiere reserva, etc. Tus amigos pueden acceder vía enlace y hasta votar o comentar (si les das permiso). De esta forma, la próxima vez que quieran hacer algo, pueden filtrar “planes baratos de tarde libre” y sacar una idea. ¡La planificación se vuelve más divertida y democrática!

• Registro de sueños: Si te interesa el mundo onírico, Notion puede servirte para llevar un diario de sueños. Cada sueño en una subpágina, con etiquetas del tema (¿volar, examén, personas conocidas?), nivel de lucidez, emociones, etc. Con el tiempo podrías encontrar patrones o simplemente entretenerte releyendo esas aventuras subconscientes. Un extra: si te gusta escribir, este diario de sueños puede convertirse en material para historias creativas 😉.

• Organización de un evento (ej: fiesta sorpresa): Supongamos que vas a organizar una fiesta de cumpleaños sorpresa. Crea una página de proyecto en Notion con todos los detalles: una base de datos de invitados con sus RSVP (confirmaciones) y quizás campos de restricciones alimentarias; una lista de tareas (reservar local, comprar decoración, coordinar la comida, etc.) asignadas a diferentes personas del equipo organizador; notas con ideas de juegos o música. Puedes compartir esta página con quienes te ayuden. Notion te permite tener todo centralizado: ves quién confirmó asistencia, qué falta por hacer, y guardas fotos de inspiración para la decoración, todo en un mismo lugar.

Como ves, los usos de Notion solo están limitados por tu imaginación. Al principio puede costar ver estas posibilidades, pero una vez dominas lo básico, empezarás a pensar “¿y si llevo esto a Notion?” para cualquier desafío organizativo que surja.

Para cerrar esta sección creativa, te proponemos un ejemplo guiado más concreto.

📅 Ejemplo: Planificador de publicaciones en redes sociales con Notion

Digamos que quieres organizar tus publicaciones en redes sociales (por ejemplo, llevar un calendario de qué postear cada día en Twitter, Instagram, etc.). Notion es perfecto para esto. Veamos cómo podrías armarlo paso a paso:

1. Crea una base de datos de publicaciones: En una página nueva, inserta una base de datos tipo tabla llamada “Calendario de Redes”. Añade columnas como: “Fecha de publicación” (tipo Fecha), “Red Social” (tipo Selección, con opciones: Twitter, Instagram, Facebook, etc.), “Contenido” (texto o incluso tipo Texto largo para escribir el copy del post), “Estado” (por ejemplo: Idea, Listo, Publicado – para hacer seguimiento), y quizás “Enlace” (URL del post publicado, para referencia). Cada fila de esta tabla será una publicación planificada.

2. Añade tus ideas de contenido: Rellena la base de datos con algunos posts que tengas en mente. Por ejemplo: 10/05/2025 – Twitter – “Lanzamiento de nuevo producto 🚀, visita nuestro sitio para más info” – Estado: Listo. Y así con varias fechas. Incluso puedes poner algunas ideas sin fecha aún (deja la fecha vacía o crea un valor “Por programar” en Estado).

3. Crea una vista de calendario: Con la base de datos seleccionada, añade una nueva vista de tipo Calendar (Calendario). Configúrala para que use la propiedad Fecha de publicación. ¡Tachán! Ahora tienes un calendario donde, en cada día, verás el título de las publicaciones planeadas para esa fecha. Esta vista te permite detectar huecos (días sin contenido) o si hay solapamientos.

4. Calendario principal como página: Si quieres ver el calendario más grande, también puedes crear una página calendario directamente (desde la barra lateral: Add a page -> Calendar). Luego enlaza la base de datos existente: en la página calendario nueva, selecciona “Link to an existing database” (Enlazar a base de datos existente) y elige “Calendario de Redes” que creaste antes. Así, tienes una página calendario dedicada donde ves todos los posts. (Esto es útil si quieres, por ejemplo, tener el calendario en modo pantalla completa en una reunión de planificación).

5. Usa la vista de tabla para detalles: Alterna entre la vista de calendario (para planificación temporal) y la vista de tabla o lista (para editar detalles de muchos posts). Puedes crear múltiples vistas en la misma base de datos: por ejemplo, una vista filtrada que muestre solo los posts cuyo Estado es “Idea” para tener tu backlog.

6. Añade recordatorios: Notion no publicará automáticamente en tus redes (no es una herramienta de automatización de redes tipo Hootsuite), pero sí puede enviarte recordatorios. En cada página de la base de datos (cada publicación es en realidad una página) puedes agregar una fecha con recordatorio. Una forma sencilla: en la propiedad Fecha de publicación, activa la opción Remind (Recordatorio) para, digamos, el mismo día a cierta hora. De este modo, la app de Notion te notificará “Toca publicar X en Twitter ahora”. No es automático pero te avisa, lo cual es un empujón útil.

7. Gestiona el contenido dentro de cada publicación: Puedes entrar a cada página de la base de datos (abre la fila, por ejemplo haciendo clic en su nombre). Dentro, escribe el texto completo del post, añade la imagen que vayas a subir, hashtags, etc. Así, al momento de publicar, solo copias y pegas desde Notion. Incluso podrías tener una casilla que marques cuando esté publicado y una automatización (o fórmula) que ponga automáticamente la hora de publicación real. Las posibilidades son muchas.

Siguiendo esos pasos, tendrás un calendario editorial sencillo pero efectivo en Notion. Y lo mejor: totalmente adaptado a ti. Puedes extenderlo con lo que necesites (¿quieres una columna de “Responsable” para saber quién debe publicar? la añades; ¿quieres una vista Kanban por estado? la creas en segundos).

Nota: Actualmente, Notion no puede publicar directamente en redes sociales (ni está pensado para eso). Sin embargo, puedes integrar Notion con herramientas externas mediante API o Zapier si algún día quieres automatizar más el flujo (por ejemplo, que al marcar “Publicado” en Notion, se envíe la info a Buffer o Zapier y este publique en la red correspondiente). Eso sería un nivel más avanzado, pero es bueno saber que la opción existe. De entrada, con Notion tendrás organizado qué publicar y cuándo, que ya es mucho mejor que improvisar a última hora.

Notion AI: tu asistente inteligente dentro de Notion

Hablemos un poco más de Notion AI, ya que es una de las funcionalidades estrella lanzadas recientemente. ¿Qué puede hacer por ti, especialmente si estás comenzando?

Notion AI es como tener un compañero que te ayuda a redactar, resumir y agilizar tareas de texto. Algunas formas concretas de usarlo:

• Generar borradores de texto: ¿Te cuesta empezar con la página en blanco? Pídele a la IA que genere un borrador. Por ejemplo: “Escribe un párrafo introductorio para mi plan de viajes a Japón”. En segundos, Notion AI insertará texto que luego puedes editar a tu gusto. También puedes indicarle tono (“hazlo informal y entusiasta”).

• Resumir notas largas: Si tienes un documento extenso (tal vez pegaste apuntes de una reunión o una clase), selecciona el texto y dile a la IA “resúmelo”. Obtendrás un resumen con los puntos clave. Útil para repasar o para compartir con alguien más los highlights sin todo el detalle.

• Listas, tablas y Brainstorming: Puedes pedirle a la IA que te liste ideas sobre algo (ej: “Dame 5 ideas de contenido para Instagram sobre marketing digital”). O que te cree una tabla rápida (aunque a veces es más simple hacerla tú manualmente, pero la IA podría rellenar ejemplos).

• Mejorar/redactar texto existente: Si tienes una nota escrita apresuradamente, selecciona ese texto y usa la opción “Mejorar escritura” o “Corregir gramática”. Notion AI pulirá el lenguaje manteniendo la idea. Incluso puede traducir textos (es bastante bueno traduciendo de inglés a español y viceversa).

• Preguntas y respuestas sobre tu contenido: Una función potente es que Notion AI puede leer tu espacio de trabajo. Puedes literalmente preguntarle: “¿Cuáles fueron las conclusiones de la reunión del 10 de abril?” si tienes esa nota en Notion, y te dará la respuesta buscando en ese documento. También, como mencionamos, ahora puede buscar en documentos externos vinculados (Google Docs, etc.)​notion.com. Es como un buscador inteligente que entiende lenguaje natural.

• Usar guías de estilo o contexto: Nueva mejora de 2024: puedes indicarle a la IA que siga el estilo de cierto documento. Por ejemplo, si tienes un “Manual de estilo” en Notion, al pedirle “Escribe un email de presentación para cliente X, usando el estilo de @Manual de Estilo”, la IA intentará adaptar su tono a ese documento de referencia​notion.com. Esto logra resultados menos genéricos y más personalizados a tu organización.

¿Cómo se usa Notion AI? En cualquier página, puedes invocar la IA de varias maneras: usando la opción “Ask AI” que aparece en la barra superior cuando estás en una página, o simplemente tecleando space (barra espaciadora) en una línea vacía y seleccionando una sugerencia de IA, o el atajo Ctrl + J (en Windows) / Cmd + J (en Mac) cuando estés dentro de la página para abrir la consola de IA. También puedes abrir un chat con la IA para conversar libremente (similar a ChatGPT, pero con acceso a tus notas si se lo permites). Notion AI funciona en varios idiomas, incluido el español.

Ten en cuenta: Notion AI, si bien es muy útil, no es infalible. Siempre revisa la información que te dé, especialmente si son datos importantes, porque puede cometer errores. Úsalo como apoyo, no como reemplazo de tu criterio. Además, si trabajas con datos sensibles, asegúrate de revisar la política de privacidad de Notion AI (la información que le pides analizar puede ser procesada en servidores de OpenAI). En entornos empresariales, verifica que su uso cumple las normas internas antes de habilitarlo​thomasjfrank.com.

Para muchos principiantes, Notion AI puede ser esa ayuda que les faltaba para empezar a llenar sus páginas. Si no sabes qué escribir o cómo estructurarlo, pide a la IA un ejemplo y luego modifícalo. Con el tiempo, a medida que ganes confianza, quizás la uses menos, pero siempre estará allí para acelerar tareas.

(Nota: Al momento de escribir esto, Notion AI viene con un período de prueba gratuito limitado. Después, requiere suscripción de pago para uso ilimitado, aunque Notion a veces ofrece cierta cantidad de respuestas gratis mensuales. Consulta la página oficial de precios para ver las condiciones actuales.)

Atajos de teclado y trucos que te salvarán tiempo ⌨️

Parte de volverse un profesional de Notion es aprender los atajos de teclado y trucos que agilizan el flujo de trabajo. Aquí te listamos algunos atajos útiles para Windows (en Mac sustituye Ctrl por ⌘ Cmd, y Alt por ⌥ Option):

• Menú de comandos /: Ya lo dijimos, pero merece repetirse: con la tecla / abres el menú de comandos de Notion en una página. Es la forma más rápida de insertar cualquier cosa sin quitar las manos del teclado. Escribe / seguido del nombre del bloque (en español o inglés) o de la acción. Ejemplos: /página te sugiere crear una subpágina, /to-do inserta una lista de tareas, /h2 un encabezado mediano, /imagen te deja subir o pegar URL de imagen, etc.

• @ Menciones y recordatorios: Con @ puedes mencionar muchas cosas: usuarios (si estás en espacio compartido), páginas (enlazar otra página es útil para conectar información), y también fechas. Por ejemplo, escribiendo @hoy inserta la fecha de hoy. Si añades @hoy 9:00 @recordatorio, creas un recordatorio para hoy a las 9:00. Practica con @ porque convierte a Notion en una herramienta conectada: @ sirve para enlazar información fácilmente.

• Navegación rápida: Pulsa Ctrl + P para abrir el buscador global de páginas. Escribe parte del nombre de la página que buscas y enter para ir a ella. Este atajo es oro cuando tienes muchas páginas y quieres saltar entre ellas sin recorrer el árbol manualmente.

• Básicos de formato: Markdown funciona en Notion: **negrita**, *cursiva*, `código` al teclear se convierten en negrita, cursiva, código. Atajos clásicos también sirven: Ctrl+B (negrita), Ctrl+I (cursiva), Ctrl+U (subrayado). Para títulos, puedes usar # Espacio al inicio de una línea (encabezado grande), ## (encabezado mediano), ### (encabezado pequeño).

• Listas y sangrías: En listas, Tab indenta (convierte el ítem en sub-ítem) y Shift+Tab des-indenta. También vale para todos los bloques anidables. Y si quieres reordenar cualquier bloque, no hace falta cortar/pegar: selecciona el bloque (haz clic en el bloquecito a la izquierda o selecciona su texto) y usa Ctrl + ↑/↓ para moverlo arriba o abajo rápidamente.

• Crear y navegar entre columnas: Para dividir en columnas, simplemente arrastra un bloque al lado de otro (verás que aparecen guías verticales). No hay atajo directo, es con el ratón. Pero una vez en columnas, puedes navegar con Tab y flechas. Para salir de una columna al final, usa doble Enter.

• Duplicar bloques o páginas: Selecciona un bloque o conjunto de bloques y presiona Ctrl + D para duplicarlos justo debajo. Si quieres duplicar una página entera, en la barra lateral puedes hacer clic derecho -> Duplicar, o usar atajo Ctrl + Shift + D cuando estás dentro de la página.

• Abrir en nueva ventana o peek: A veces quieres ver dos páginas a la vez. Puedes abrir una página en otra ventana con Ctrl + Shift + N (abre una nueva ventana de la app; en web simplemente abre otra pestaña del navegador). Alternativamente, Ctrl+Clic (o Cmd+Clic en Mac) en una página de la barra lateral la abre en una vista reducida superpuesta (llamada peek). Esto es útil para referenciar algo sin salir de tu página actual.

• Atajos específicos útiles: Ctrl + / abre la lista completa de atajos dentro de Notion (¡sí, Notion te muestra todos los atajos disponibles en una página de referencia!). Ctrl + \ contrae/expande la barra lateral. Ctrl + [ y Ctrl + ] te permiten navegar atrás/adelante (como “página anterior/siguiente”, similar a un navegador web). Ctrl + Shift + H resalta el texto seleccionado con color de fondo. Y recuerda, Ctrl+Z deshace y Ctrl+Y rehace, como en cualquier editor, por si metes la pata.

Aprender atajos lleva tiempo, no intentes memorizarlos todos de golpe. Identifica los que crees que usarás más y empieza por esos (por ejemplo, /, Ctrl+P, Ctrl+B/I, Tab para sangría). Poco a poco, incorporarás más a tu flujo y notarás que usas menos el ratón y eres mucho más veloz organizando contenidos.

Errores comunes de principiantes (¡y cómo evitarlos!)

Incluso con las mejores guías, todos cometemos tropiezos iniciales al usar Notion. Estos son algunos errores frecuentes al empezar con Notion y consejos para esquivarlos:

• Querer crear el sistema perfecto desde el día uno: A muchos nos inspira ver en YouTube o Twitter esas plantillas espectaculares de Notion súper integradas (tareas conectadas con calendario, agenda automática, CRM, seguimiento de hábitos, diario, wiki, todo junto). Es genial aspirar a eso, pero no intentes construir la casa por el tejado. Si intentas replicar una mega plantilla sin entenderla, te vas a abrumar. Mejor empieza por algo pequeño que resuelva una necesidad concreta tuya. Ya habrá tiempo de expandir. Notion permite crecer orgánicamente: empieza con una lista de tareas sencilla; cuando la domines, quizás añade un calendario; luego integra ese calendario con tu base de tareas… y así sucesivamente. Paso a paso. Rome wasn’t built in a day, ¡tu sistema Notion tampoco!

• No aprovechar las plantillas (o al revés, depender demasiado de ellas): Las plantillas están para ayudarte. Un error común es ignorarlas y perder horas armando algo que ya existía hecho. Busca una plantilla oficial o de la comunidad antes de reinventar la rueda. Pero, el error opuesto es usar una plantilla compleja sin adaptarla y llenarla de datos hasta que se vuelve inmanejable porque no la comprendes. Solución: usa plantillas como base, pero adáptalas. Elimina secciones que no necesitas, simplifica. La plantilla debe servirte a ti, no tú servir a la plantilla.

• Desordenar el espacio de trabajo (sidebar caótica): Es fácil que, con la emoción, crees decenas de páginas y subpáginas “a ver qué puedo hacer”. De pronto tu barra lateral es un laberinto. Esto agobia y hace difícil encontrar cosas. Intenta mantener una estructura limpia: unas pocas páginas principales (las que usas a diario) y todo lo demás guárdalo ordenado dentro de ellas o en archivos. Usa emojis o prefijos en nombres para agrupar visualmente (por ejemplo, poner 📚 en todas las páginas de proyectos de cliente, etc.). Y recuerda usar la función de Favoritos: si hay 2-3 páginas que consultas constantemente (ej: “Tareas de hoy”, “Calendario semanal”), márcalas con ★ favorito (arriba, al lado del título de la página) para que aparezcan fijadas arriba del todo en la barra lateral.

• No utilizar bases de datos cuando serían convenientes: A veces, por no saber bien cómo funcionan, un principiante puede hacer muchas páginas sueltas donde una base de datos sería mejor. Por ejemplo, crear 20 páginas separadas para 20 tareas de un proyecto, en lugar de tener una tabla con 20 entradas. Si notas que tienes un conjunto de elementos del mismo tipo que quieres listar o clasificar, probablemente una base de datos te facilite la vida. Puedes convertir páginas en items de base de datos más tarde, pero es más engorroso. Así que plantéatelo: ¿necesito ver esto en forma de lista/tabla/galería con campos consistentes? Si la respuesta es sí, considera una base de datos.

• …y el error contrario: usar bases de datos para todo: Por otro lado, tampoco abuses de bases de datos si no hacen falta. Si solo vas a escribir texto corrido (ej: notas de una reunión extensa, un artículo, un diario personal), una página normal es suficiente. No hagas una base de datos de una sola entrada, por ejemplo. Mantén las cosas simples: Notion te deja anidar páginas dentro de una base de datos si quieres mezclar formato libre con estructura, así que puedes tener lo mejor de ambos mundos.

• No revisar los permisos al compartir: Si usas Notion solo tú, sin problema. Pero cuando empieces a compartir páginas con otras personas, presta atención a los ajustes de compartir. Un error común es pensar que por mandar el enlace, la otra persona podrá editar, pero eso depende de cómo lo compartas. Puedes compartir páginas con permisos de solo lectura o de edición. También, si invitas a alguien a tu espacio de trabajo completo, por defecto verá todas las páginas “abiertas a miembros”. Asegúrate de poner páginas privadas si son personales. En resumen: verifica dos veces qué accesos das. Notion te muestra un menú claro de compartir, úsalo conscientemente.

• Olvidar hacer copias de seguridad periódicas: Aunque Notion es muy seguro en la nube, nunca está de más tener tus datos importantes en otro formato. Notion permite exportar páginas o espacios enteros (a HTML, Markdown, CSV para bases de datos). Un error de novato es confiar ciegamente y luego entrar en pánico si se va el internet o hay un bug. Solución: de vez en cuando, exporta tus notas más cruciales o toda tu workspace, y guárdala localmente. Piensa que Notion no deja de ser una herramienta online; si un día hubiera un problema mayor, querrás tener tu información respaldada.

• Sobrecargar páginas únicas con demasiados bloques pesados: Por ejemplo, meter en una sola página cientos de imágenes, incrustaciones y una enorme base de datos todo junto. Puede funcionar, pero probablemente se vuelva lenta de cargar o difícil de manejar en el móvil. Es mejor dividir en subpáginas o usar varias bases de datos interrelacionadas en vez de una sola mega página monstruo. La modularidad es tu amiga: divide y vencerás.

• No pedir ayuda o no consultar la documentación: Notion tiene una comunidad enorme. Si algo te frustra (¿Cómo hago para…? ¿Por qué no me sale…?), seguramente alguien ya lo preguntó en foros, Reddit, Twitter, etc. Un error es atascarse solo. Aprovecha recursos: la documentación oficial de Notion (en inglés pero muy completa), vídeos tutoriales en YouTube (hay muchísimos en español explicando desde lo básico hasta trucos avanzados), y comunidades como r/Notion en Reddit o grupos de Facebook. ¡No estás solo en tu aventura con Notion! La curva de aprendizaje se vuelve una recta cuando compartes dudas y hallazgos con otros usuarios.

Conclusión: tu aventura con Notion apenas comienza 🚀

Has llegado al final de este tutorial para principiantes, pero tu camino con Notion apenas empieza. Hemos cubierto qué es Notion, cómo puede ayudarte, las funciones más importantes (incluyendo las últimas novedades hasta 2025), consejos para empezar, plantillas útiles, ejemplos creativos y errores a evitar. Ahora depende de ti aplicar esto a tus propios proyectos y necesidades.

Al principio puede sentirse como mucho, pero recuerda: Notion es una herramienta que crece contigo. No necesitas dominar todo ya mismo. Comienza implementando una o dos mejoras en tu organización actual con Notion. Tal vez hoy creas tu lista de tareas semanal ahí. La próxima semana pruebas a gestionar un proyecto pequeño. En unos meses, cuando mires atrás, notarás que Notion se ha convertido en parte de tu rutina, ahorrándote tiempo y reduciendo el estrés de no saber dónde está cada cosa.

Mantén el tono exploratorio y divertido. Juega con Notion. Personalízalo con colores, iconos, portadas que te motiven. Celebra cuando taches todas las casillas de tu lista de hoy. Y si algo no te convence, moldéalo de otra manera; aquí las reglas las pones tú.

Por último, mantente al día con las novedades. Notion sigue lanzando funciones regularmente (¡incluso podría haber más novedades después de publicar este artículo!). Funciones como el correo electrónico integrado (Notion Mail, que está en camino​notion.com) o quién sabe qué otras sorpresas, podrían aparecer pronto. Echa un vistazo de vez en cuando al apartado de novedades de Notion o a blogs de entusiastas para descubrir trucos frescos.

¡Ahora sí, manos a la obra! Abre Notion y crea tu primera página. Pon en práctica algún tip de los que has aprendido aquí. La mejor forma de aprender Notion es usándolo. En poco tiempo, estarás tan cómodo que quizá tú mismo termines haciendo tu propia guía o plantilla para compartir con otros. 😉

¡Mucho éxito en tu viaje de organización y productividad con Notion! Si Notion logra que tengas tus ideas y tareas bajo control, habrás ganado un aliado para la vida. ¡A organizar se ha dicho!

¿Es Notion apropiado como software de productividad para principiantes?

¡Sí! Aunque Notion puede llegar a ser muy complejo, dispone de una gran cantidad de plantillas que te ayudarán a empezar de cero, sean cuales sean tus necesidades.

Te dejamos con una lista con las mejores plantillas oficiales de Notion, divididas en cuatro categorías: productividad laboral, finanzas claras, planificación de estudios y organización personal.

Un ejemplo extra: Notion para planificar tus publicaciones en redes sociales

No siempre es necesario una herramienta de pago como Metricool, Buffer o Hootsuite. Con Notion es posible crear un plan de redes sociales bien definido y organizado. Te explicamos como hacerlo paso a paso.

1. Crea una base de datos para almacenar tus publicaciones en redes sociales. Puedes hacerlo en la página principal de Notion haciendo clic en el botón «Add a database» y eligiendo la opción «Table».
2. Añade campos a tu base de datos para almacenar información relevante sobre cada publicación, como la fecha de publicación, la red social donde se publicará, el contenido de la publicación y cualquier otra información relevante.
3. Crea un calendario donde ver todas tus publicaciones ordenadas por fecha de publicación. Puedes hacerlo en la página principal de Notion haciendo clic en el botón «Add a page» y eligiendo la opción «Calendar».
4. Enlaza tu base de datos de publicaciones en redes sociales con tu página de calendarización para que todas tus publicaciones aparezcan en el calendario. Para hacerlo, haz clic en el botón «Link to database» en tu página de calendarización y elige tu base de datos de publicaciones en redes sociales.
5. Añade tus publicaciones a tu base de datos y calendariza cuándo quieres que se publiquen. Puedes hacerlo cliqueando en un día en el calendario y añadiendo una nueva publicación en la base de datos. Asegúrate de seleccionar la fecha correcta y la red social donde quieres que se publique (tendrás que crear etiquetas para cada una de las redes sociales con las que quieras trabajar).
6. Lamentablemente no podrás automatizar las publicaciones para que salgan publicadas en las diferentes redes, pero sí puedes utilizar la función de recordatorios para recibir notificaciones de que te toca publicar. Puedes hacerlo haciendo clic en el botón «Remind» en la página de calendarización y eligiendo cuándo quieres recibir la notificación.

¿Quieres profundizar más en Notion? Aquí tienes un artículo sobre uso avanzado de Notion.